1. Grundlagen

Video- und Telefonkonferenzen (Meetings) müssen per Cisco Meeting Server durchgeführt werden, wenn es sich um Inhalte handelt, die besonders schützenswert sind, wie zB. Patientenakten oder Patientengespräche.

Cisco Meeting Server ermöglicht es, mit externen Kontakten, Mitarbeitenden und Patienten zu kommunizieren. Es ist für Mitarbeitende gegebenenfalls auch im Homeoffice verfügbar. Über Cisco Meeting Server können auch Dokumente oder Programme gemeinsam angesehen werden. Es werden keine Verbindungsnachweise geführt, lediglich technisch notwendige Randdaten werden protokolliert.

Die Teilnahme an den Videokonferenzen erfolgt in gegenseitiger Absprache und ist jeweils freiwillig. Wahlweise stehen die üblichen alternativen Kommunikationsmittel zur Verfügung.

In CMS-Konferenzen werden auch besondere Personendaten in Form von Gesundheitsdaten bearbeitet.

2. Verbindliche Teilnahmebedingungen im Kontakt mit Patienten

• Jeder Teilnehmende erhält mit seinem Einverständnis per E-Mail eine persönliche Einladung zur Konferenz.
• Eine Weiterleitung der persönlichen Einladung ist nicht erlaubt.
• Der Teilnehmer gelangt mittels seiner Einladung in einen persönlichen virtuellen Warteraum, den der Therapeut dann zur vereinbarten Zeit betritt.
• Patienten müssen sich gegenüber ihren Therapeuten klar identifizieren (Vorweisung eines Identitätsnachweises mit Foto).
• Das System vergibt einen anonymen Namen (z.B. Guest01). Dieser kann abgeändert werden, es dürfen aber nicht die echten Patientennamen verwendet werden, stattdessen kann ein Pseudonym (z.B. Regenschirm) eingegeben werden.

3. Generell einzuhaltende Punkte

• Die Teilnahme von Patienten an Konferenzen erfolgt freiwillig und mit deren Einverständnis.
• Jeder Teilnehmende stellt sich zu Beginn der Online-Therapie vor
• Die in der Online-Therapie ausgetauschten vertraulichen Informationen dürfen nur den dafür berechtigen Personen zugänglich sein.
• Jeder Teilnehmende an der Online-Therapie muss im Behandlungsprozess des betreffenden Patienten eingebunden sein.
• Falls neben dem Patienten und dem Behandelnden weitere Teilnehmende in der Online-Therapie eingebunden sind, muss eine schriftliche Einwilligung des Patienten vorliegen.
• Im Gespräch dürfen nur die für die Diskussion zentralen Personendaten ausgetauscht werden.
• Im Gespräch dürfen nur diejenigen medizinischen Aspekte ausgetauscht werden, die für die spezifische Besprechung relevant sind.
• Nicht relevante Daten bzw. Applikationen müssen vor der Teilung des Bildschirms geschlossen werden.
• Die private Nutzung von CMS ist untersagt.
• Die Teilnahme eines Informatikers an der Konferenz, um bei technischen Problemen einzugreifen, ist untersagt.
• Die Aufzeichnung der Videokonferenz oder des Telefonats ist untersagt.

4. Vorgaben für externe Videokonferenzteilnehmende welche nicht Patienten sind

Für externe Videokonferenzteilnehmende, welche nicht Patienten sind, gelten die in Ziffer 2. und 3. genannten verbindlichen Teilnahmebedingungen grundsätzlich ebenfalls. Insbesondere sind hier zudem die generell einzuhaltenden Punkte gemäss Ziffer 2. zu beachten. Anstelle des «Therapeuten» tritt dabei grundsätzlich der «Moderator», anstelle des «Patienten» der «andere» externe Videokonferenzteilnehmende. Eine Identifizierung mit einem Identitätsnachweis hat bei den «Nicht-Patienten» nur in Zweifelsfällen zu erfolgen.

Für Mitarbeitende der Psychiatrie Baselland ist zudem das interne Regelwerk der PBL massgebend. Der Hintergrund während der Audio- oder Videokonferenz in privaten Räumlichkeiten (Homeoffice) ist so zu wählen, dass daraus keine Rückschlüsse zum Wohnort und/oder zu weiteren privaten Informationen getroffen werden können.